• startpagina
• diensten
• samenwerking
• publicaties
• The Xpragmatic View
• archief
• Snippets of an Incomplete Mind
• auteursrecht
• wettelijke vermeldingen
• nieuws
• over xpragma
• contactinfo

Business as usual - 2

The Xpragmatic View #96
17 februari 2008
door Marc Buyens (@mbuyens), Xpragma
marc.buyens@xpragma.be
url: http://www.xpragma.be/view96.php
Downloaden als een PDF-file

Elke gedragsaanpassing is moeilijk, vooral wanneer we de keuzevrijheid hebben. Dit is dan ook één van de aspecten die aan de basis liggen van het falen van tal van bedrijfsinitiatieven. Kunnen we er iets aan doen?

Projectbeheer in de 21ste eeuw

Zo, na onze kalme start vorige maand, zit 2008 nu volledig op de rit. Sinds eind vorige maand nemen we deel aan een nieuw project dat in principe zal lopen tot het einde van dit jaar. Althans, zo werd het gevraagd in het lastenboek.

Het project is een ambitieus pan-Europees initiatief waaraan een 20-tal landen deelnemen. Ons projectteam omvat drie verschillende ondernemingen, zonder dan nog de individuen te tellen zoals wij die als subcontractor optreden, maar ook hun eigen shop runnen.

In de groep zijn acht nationaliteiten vertegenwoordigd. Twee leden zijn professoren, vier anderen hebben de academische graad van doctor. Alle leden zijn experten in hun vakgebied en hebben een ruime ervaring met gelijksoortige oefeningen. We gebruiken een state-of-the-art internet collaboration platform. Falen is geen optie.

Waarom zouden we falen?

Wel, misschien omdat de overgrote meerderheid van projecten nu eenmaal op een of andere manier fout lopen. Jaren geleden schreven we overigens al een View getiteld "Business as usual" waarin we het hadden over de zeer povere resultaten die behaald werden in tal van projecten.

Maar goed, dat was in 1999. Is het vandaag anders?

Wel, we vrezen van niet. Jaren van pogingen om onze capaciteiten op het vlak van projectbeheer te verbeteren en tal van nieuwe projectmethodologieën hebben daaraan weinig veranderd. Een paar voorbeelden uit ons nieuwe project:

• Dit is een project met een strak tijdsschema, maar de eigenlijke 'Go' werd een maand later dan gepland gegeven. Natuurlijk zonder iets te wijzigen aan de gevraagde einddatum.
• De kickoff meeting voor het project had reeds plaats de dag nadat het project formeel was toegewezen. Op dat ogenblik was er nog geen enkel contract getekend tussen de betrokken partijen, laat staan dat er reeds een volledig akkoord was over de inhoud van de opdracht.
• Om dit een tot een succes te maken is vooral de eerste maand zeer belangrijk. Jammer genoeg is de belangrijkste persoon hiervoor met verlof in Spanje.

Hebben we dat al niet vaker gehoord?

Nu, dit type van problematiek is niet specifiek voor projecten of projectbeheer, maar is gewoon een uiting van een meer algemene problematiek die we het probleem van "de vermijdbare gedragsaanpassing" noemen.

Vermijdbare gedragsaanpassing

Dat lijkt nogal zwaar op de hand, maar in feite is het iets heel eenvoudigs.

Vermijdbare gedragsaanpassingen zijn gewoon de momenten in ons leven waarbij we weten dat we ons gedrag op een of andere manier zouden moeten aanpassen maar ook de luxe hebben om te beslissen of we dit ook daadwerkelijk doen. En het dan ook vaak niet doen.

Een klassiek voorbeeld hiervan is het zogenaamde "studentensyndroom". Op het einde van het jaar, wanneer de examenperiode nadert weet de student dat hij zijn levensstijl wat moet aanpassen. Er moet immers tijd vrijgemaakt worden voor het nodige studiewerk. De student maakt dus de lijst op van alles wat dient gedaan, schat hoeveel tijd hij hiervoor nodig heeft en maakt een mooi studieschema voor de resterende periode.

Alleen, op de eerste dag van die periode zijn er wel duizend redenen om niet te doen wat in het schema is voorzien. Er is nog genoeg tijd, we moeten ons nog niet haasten, in dat schema is er wel wat speelruimte,... En zo gaat het ook de volgende dag, en de dag daarna, en...

We heben het allen meegemaakt.

Net zoals bij de student is deze problematiek van de vermijdbare gedragsaanpassing een van de voornaamste redenen waarom het bij projecten fout loopt. Maar dit uit zich ook in andere aspecten van de bedrijfsvoering.

Een interessant voorbeeld hiervan werd recent beschreven door Michael Idinopulos in zijn Transparent Office blog. Hierin had hij over het aanvaarden van een nieuw concept of technologie zoals wiki's in een bedrijfsomgeving.

Volgens Michael, hangt het succes van dergelijke initiatieven in de eerste plaats af van het feit of het gebruik van deze nieuwe technologie "In-the-Flow" gebeurt dan wel "Above-the-Flow".

Wij citeren:

In-the-Flow wikis enable people do their day-to-day work in the wiki itself. These wikis are typically replacing email, virtual team rooms, and project management systems.
Above-the-Flow wikis invite users to step out of the daily flow of work and reflect, codify, and share something about what they do. These wikis are typically replacing knowledge management systems (or creating knowledge management systems for the first time).

Volgens Michael is de aanvaarding van nieuwe technieken in een "In-the-Flow" context vrij eenvoudig. Het verandert in feite enkel het "hoe" de dingen gedaan worden, maar verandert in feite niets aan "wat" er gedaan wordt.

Echter, wanneer men te maken heeft met "Above-the-Flow" initiatieven, dan liggen de zaken wel even anders. In dergelijke context wordt er immers gevraagd om keuzes te maken, om initiatief te nemen, om te beslissingen wat men al dan niet wenst bij te dragen. Met andere woorden, een typisch voorbeeld van vermijdbare gedragsaanpassing.

Vermijdbare gedragsaanpassing is een grote luxe in ons leven, maar blijkbaar niet altijd even eenvoudig om in de praktijk mee om te gaan. Het falen van de meeste knowledge management initiatieven is hier een sprekend voorbeeld van.

In theorie althans lijkt Above-the-Flow de plaats te zijn waar we ons willen bevinden. Alleen, eens we daar zijn lijken we af te drijven naar willekeur.

Tenminste, dat is wat we in een bedrijfsomgeving meestal vaststellen. Misschien heeft het probleem van de vermijdbare gedragsaanpassing dus niet zozeer met onszelf te maken dan wel met de bedrijfsomgeving waarin we ons bevinden?

Ontkenning is altijd de eerste stap.

Tags: bedrijfsstrategie, organisatorische verandering

 

comments powered by Disqus