Wachten op de nieuwe generatie BPM

The Xpragmatic View #63
12 november 2004
door Marc Buyens (@mbuyens), Xpragma
marc.buyens@xpragma.be
url: http://www.xpragma.be/view63.php
Downloaden als een PDF-file

Business Process Management (BPM) komt steeds meer in de belangstelling. Nieuwe spelers, nieuwe oplossingen, nieuwe initiatieven, allen trachten ze ons te overtuigen van het belang en de waarde van de procesgedreven onderneming. Maar zijn onze verwachtingen niet te hoog gespannen?

Vorige week was ik aanwezig bij de eerste plenaire vergadering van de Belgische tak van het BPM Forum (www.bpm-forum.org). Het BPM Forum wil een open en onafhankelijk platform zijn voor de uitwisseling van informatie, ideeën, opinies en praktijkvoorbeelden met betrekking tot BPM.

Voor deze eerste vergadering was er duidelijk zeer veel belangstelling en belangrijker nog, heel wat belangstelling vanuit de gebruikershoek. Dat laatste is een duidelijke aanwijzing dat deze materie stilaan gemeengoed wordt.

Jammer genoeg moest ik ook vaststellen dat de inhoud van de presentaties en een aantal vragen op het einde van de vergadering evenzoveel aanwijzingen waren dat we misschien nog niet echt op het juiste spoor zitten.

BPM is niet het objectief

Eerst en vooral moeten we beginnen met de gebruikelijke waarschuwing: BPM-technologie gebruiken of BPM-methodes toepassen is geen doel op zich. Wat ook de waarde mag zijn die BPM je kan brengen, BPM zal niet alles oplossen. Business Process Management kan je helpen een betere, meer productieve en meer flexibele organisatie te worden, maar BPM is geen eindpunt.

Ook de beste kennis en controle van al je bedrijfsprocessen verhoogt slechts in beperkte mate je bekwaamheid voor verandering of je vermogen tot innovatie. BPM kan je helpen betere beslissingen te nemen, maar BPM is geen garantie dat je steeds de juiste beslissing zal nemen.

Net zoals om het even welke andere benadering dient het daarom in de juiste context en "in de gepaste hoeveelheid" gebruikt. Een al te zeer doorgedreven zoeken naar de "complete" oplossing houdt immers het risico in een dusdanige overhead te creëren of rigiditeit te introduceren in de organisatie die de voordelen van de implementatie volledig teniet doen.

Een aantal van de vragen op het einde van de BPM Forum vergadering gaven me duidelijk de indruk dat bepaalde gebruikers eens te meer hopen op de allesomvattende "volledige" oplossing. Dat is het niet.

Hoe dan ook, dit alles is niet het belangrijkste punt. Veel belangrijker is de vaststelling dat BPM, zoals het vandaag bestaat, zich nog steeds onvoldoende richt op het juiste doel. Eigenlijk zouden we willen stellen dat bedrijven eigenlijk geen bedrijfsprocessen moeten beheren, zij moeten interacties beheren.

Bedrijfsprocessen zijn niet je business

Laten we realistisch zijn, het huidige BPM-denken en de desbetreffende technologie en methodes zijn allen nagenoeg volledig gefocust op het "wij"-ding: de onderneming zelf.

Natuurlijk zal je in heel wat gevallen, binnen de grenzen van de eigen onderneming, belangrijke BPM-opportuniteiten kunnen ontdekken. Meestal echter zal het dan gaan om vrij "traditionele" voordelen zoals kostenbesparing, een betere productiviteit, meer efficiëntie, enz.

Nogmaals, dan zijn allemaal zeer interessante voordelen en als BPM het je mogelijk maakt dergelijke voordelen te realiseren, doe het dan alsjeblieft. Maar hou er rekening mee dat je met dergelijke initiatieven veelal op de route zit van de afnemende voordelen.

Al jaren zijn bedrijven immers reeds bezig met tal van verbeteringsoefeningen, denken we maar aan BPR, TQM, Six Sigma en nu, outsourcing. Al deze benaderingen geven je bepaalde competitieve voordelen, voor een tijdje. Echter, op langere termijn een competitief voordeel behouden vraagt wel iets meer dan geleidelijke verbetering. De huidige BPM-aanpak richt zich nog onvoldoende op dit "iets meer".

BPM is niet bepaald nieuw, maar heeft zijn wortels ergens 20+ jaar geleden. De recente opkomst van EAI-technologie heeft echter een aantal nieuwe benaderingen mogelijk gemaakt en dit is in grote mate een basis geweest voor de huidige BPM-revival. In realiteit is echter de ganse BPM-filosofie weinig geëvolueerd in vergelijking met een aantal jaren terug.

Een bedrijfsproces is nog steeds een aaneenschakeling van activiteiten waarbij informatie en objecten worden doorgegeven tussen een aantal "actoren" op een gecoördineerde wijze. Alhoewel dit in feite de essentie uitmaakt van de bedrijfsactiviteit is dit toch nauwelijks strategischer te noemen dan b.v. een EAI-gebaseerde integratie van een aantal toepassingen. Ook daar wordt informatie uitgewisseld, worden gegevens getransformeerd, naar de juiste bestemming gestuurd, enz.

In essentie blijft het echter een benadering die zich vooral richt op het "hoe" van de bedrijfsvoering. Echter, net zoals bij EAI, is dit "hoe" niet het belangrijkste. Veel belangrijker is datgene dat hierdoor mogelijk wordt op het "hogere" niveau.

Ook bedrijfsprocessen hebben een dergelijk "hoger" niveau. Bedrijven worden immers niet opgericht om mooie bedrijfsprocessen te creëren. Bedrijven zijn er uiteindelijk om een bepaalde waarde te creëren voor twee of meer types van participanten. De focus van BPM, of van datgene dat er ooit voor in de plaats zal komen, moet dan ook meer gericht zijn op deze waardecreatie en op de interactie met en tussen de participanten.

Overigens mogen we ook stellen dat de notie van "bedrijf" hoe dan ook steeds meer een warrig concept wordt. Enerzijds is er wel de steeds verdergaande internationalisering en globalisering die bedrijven een wereldomvattende reikwijdte geeft. Anderzijds zijn er echter de trends zoals decentralisatie, virtualisering, networking en outsourcing die dezelfde bedrijven steeds verder "uithollen".

Op die manier wordt de grens tussen "wij" en "zij" in een bedrijfscontext steeds vager. Organisaties mogen zich dan ook niet uitsluitend blijven richten op "hun" bedrijfsprocessen of de relatie met de buitenwereld blijven beschouwen als een integratieprobleem.

Jammer genoeg moeten we dan vaststellen dat het merendeel van de huidige BPM-oplossingen of methodes weinig geschikt zijn om hier reeds mee om te gaan. Hoe ga je complexe inter-company interacties modelleren in je tool? Kan je gewenste interactievormen definiëren en hieruit de juiste bedrijfsprocessen afleiden? Hoe definieer je, laat staan simuleer je waarde-creatie? Kan je één van je departementen met de muis verslepen naar het partner domein indien je deze activiteiten wenst uit te besteden? Hoe ga je om met complexe besluitvorming en risicobeheersing?

Heel wat vragen en vooralsnog weinig oplossingen. Echter, dit moet je niet als een belemmering ervaren. Ook zonder de perfecte oplossing kan je best al aan de slag, maar hou dan dit langere termijn perspectief duidelijk voor ogen en laat het je keuzes mee beïnvloeden. Misschien zal het maken dat je BPM-project wat kleinschaliger zal blijven, of wat meer tactisch, of dat je niet zal kiezen voor de laatste "state-of-the-art", maar dat is prima. Het is beter de juiste richting te kennen dan over de beste GPS-tool te beschikken.

Over Marc Buyens

Marc Buyens is analyst, management consultant en zaakvoerder van Xpragma. Hij startte Xpragma in 1999 na een meer dan 20-jarige loopbaan in de IT-sector. Vandaag levert hij advies, training en mentoring diensten die zich richten op de intersectie van technologische vernieuwing, organisatorische verandering en bedrijfsstrategie: een troebele poel van niet ingeloste beloften.

http://www.facebook.com/marcb254
http://www.linkedin.com/in/marcbuyens
http://www.twitter.com/mbuyens
https://plus.google.com/114287775988184012785/