Samenwerking komt vóór het probleem

The Xpragmatic View #151
26 augustus 2010
door Marc Buyens (@mbuyens), Xpragma
marc.buyens@xpragma.be
url: http://www.xpragma.be/view151.php
Downloaden als een PDF-file

Samenwerking, de motor van de 'sociale' onderneming. De magie die alle problemen van onze bedrijven zal oplossen. Het is wellicht mogelijk. Echter, hebben we er ooit al eens over nagedacht 'wanneer' samenwerking eigenlijk moet gebeuren?

Vorige week kreeg het volgende Twitter bericht onze aandacht omdat het een link legde tussen de concepten "samenwerking" en "agility":

"Agile organisations are adept in dealing with change through real collaboration, which increases knowledge and decision speed"

OK, dit is natuurlijk IT-taal. Het is het gebruikelijke soort statement dat je vindt in de presentaties van technologieleveranciers. Het lijkt een zinnige uitspraak, maar het kan eigenlijk vrijwel alles betekenen afhankelijk van je interpretatie van de woorden. Toch kan dit wel een correcte uitspraak zijn, hoewel we niet denken dat de auteur van dit bericht dezelfde dingen in gedachten had als wij.

Samenwerking en agility. Het lijkt logisch, maar dat is het niet.

In een Enterprise 2.0 context wordt samenwerking al te vaak gepositioneerd als "het ding dat de problemen zal oplossen". Typische voorbeelden van E2.0 presentaties vermelden "voordelen" zoals het vinden van de juiste specialist, het vinden van de informatie die we nodig hebben, snel de oplossing vinden voor het probleem dat is opgedoken... In het E2.0 wereldje lijkt er altijd wel een probleem te zijn en samenwerking zal dat oplossen. We duwen ons probleem in de Twitter stream en magie zal gebeuren.

Misschien wel. Soms gebeurt het echt.

Alleen, dat is niet echt een "agile system".

Agile systems zijn geen systemen die voorzien zijn van een "paniekknop" om op te duwen wanneer het probleem opduikt. Agile systems zijn systemen die weten hoe ze moeten omgaan met het probleem als het zich aandient. Op dat moment hoeven ze eigenlijk geen samenwerking; ze pakken het probleem gewoon aan.

OK, dit kan natuurlijk ook IT-taal lijken, dus laat ons wat verduidelijken.

Jaren geleden schreven we een paar stukjes over Agile Virtual Enterprises (AVE's). AVE's zijn in wezen een samenwerkingsverband van bedrijven die samen een project aanpakken. De reden voor deze samenwerking is dat de omvang of de complexiteit van het project dermate is dat het de mogelijkheden van één enkel bedrijf overstijgt. Dus, wordt er een team gevormd.

De teamleden zijn geselecteerd voor hun specifieke expertise in een bepaalde materie en de interacties tussen de leden van de groep worden gestuurd door duidelijke regels wat betreft de taken en de verantwoordelijkheden. Wanneer er een probleem opduikt is er geen noodzaak om Twitter berichten te versturen; de AVE weet welke teamleden dit zullen aanpakken. Dat is de reden dat ze in het team zitten.

In een gewone onderneming die het label "agile" wil dragen moeten eigenlijk soortgelijke regels worden toegepast. Op het ogenblik dat een probleem zich aandient moeten we niet beginnen zoeken naar de juiste expert. De juiste expert moet reeds bekend zijn en al bezig zijn met het oplossen van het probleem.

En samenwerking dan?

Wel, samenwerking is het ding dat moet worden gedaan vóór het probleem zich aandient. Het is in de momenten dat er niets speciaals aan de hand is dat we moeten samenwerken, om elkaars sterke punten beter te leren kennen, om de interacties te definiëren die bepalen hoe we in de toekomst zullen samenwerken.

In ons vorige leven gebeurde dit bij de koffiepauzes, op beerbusts, of tijdens de lunch. Het gebeurde wanneer iemand een stukje code dat hij/zij had geschreven via e-mail doorstuurde, niet omdat we het nodig hadden, maar gewoon, je weet maar nooit, het kan je misschien interesseren. Het gebeurde bijna nooit wanneer er echt een probleem was. Op dat moment waren de juiste personen er al mee bezig. Niet nodig van ons zorgen te maken. We zouden het verhaal wel horen bij de volgende koffiepauze en er iets van leren.

Vandaag hebben E2.0 oplossingen ons andere manieren van samenwerken gegeven, maar deze regels zijn nog steeds van toepassing.

Natuurlijk moet een bedrijf ruimte geven voor dergelijke "echte" samenwerking, ook buiten de formele context van het werk. Dat is voor het management vaak moeilijk te accepteren, omdat er op dat ogenblik toch niets op handen is om over samen te werken. Toch is het juist op die momenten dat echte agility wordt gecreëerd.

Over Marc Buyens

Marc Buyens is analyst, management consultant en zaakvoerder van Xpragma. Hij startte Xpragma in 1999 na een meer dan 20-jarige loopbaan in de IT-sector. Vandaag levert hij advies, training en mentoring diensten die zich richten op de intersectie van technologische vernieuwing, organisatorische verandering en bedrijfsstrategie: een troebele poel van niet ingeloste beloften.

http://www.facebook.com/marcb254
http://www.linkedin.com/in/marcbuyens
http://www.twitter.com/mbuyens
https://plus.google.com/114287775988184012785/